Des processus lents, des informations redondantes, des erreurs de saisies ou des mauvaises transmissions des informations…Tant de problèmes récurrents entravant la productivité de votre entreprise. Pourtant, avec le bon outil, ils peuvent être évités. Effectivement, vous pouvez avoir une meilleure gestion de l’ensemble de vos processus grâce au logiciel ERP.
Définition et principe du logiciel ERP
Un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un logiciel de gestion permettant le traitement de l’ensemble des processus d’une entreprise. En plus clair, il s’agit d’un système d’information reliant un groupe de modules à une base de données unique. Il permet ainsi de piloter et d’optimiser toutes les ressources d’une structure. Autrement dit, c’est un programme qui permet de stocker toutes les données sur une plateforme unique et de les mettre à jour d’une manière spontanée. En effet, ce système informatique est en mesure de gérer au quotidien l’ensemble des données liées aux différents processus opérationnels de la structure. A titre d’exemple : la gestion des commandes et des livraisons, la gestion commerciale, la gestion financière, la gestion des stocks, la planification des ressources et des emplois du temps,…
Il peut, par conséquent, être utilisé par tous les services et permet d’homogénéiser les solutions déjà existantes. Pour illustrer tout cela, prenons un exemple : un commercial vient de finaliser un contrat. Il ajoute cette vente sur son terminal et l’ERP va appliquer cette modification sur les autres modules d’une manière automatique et immédiate, à savoir le stock, le compte de résultat, le journal des ventes. Ainsi tous les collaborateurs concernés seront mis au courant de cette transaction en temps réel. Afin d’obtenir plus de renseignements, vous pouvez visiter des sites comme startupcrm.fr.
Le logiciel ERP uniformise l’information
Le fait d'opter pour un logiciel ERP permet, à vous et à vos collaborateurs d’accéder efficacement en quelques secondes à toutes les informations qui vous sont utiles. Cela réduit énormément les risques d’erreurs et permet une fluidité de la communication aussi bien avec vos clients qu’avec vos collègues. En effet, étant donné que les données se trouvent au même endroit, il vous sera plus facile de trouver la bonne information, de faire des analyses plus pertinentes, d’établir des rapports avec les membres de votre équipe. Cette centralisation des informations favorise en effet la conservation des données de manière cohérente et uniforme.
En réalité, cette base de données unique est garante de l’unicité de toutes les informations de l’entreprise, leur mise à jour en temps réel et la coordination entre les divers services de la structure. Par ailleurs, le fait d'opter pour un logiciel ERP va vous éviter la redondance des informations et les erreurs de saisies. Ainsi, le progiciel va permettre à tous vos collaborateurs de travailler à partir de la même base de données. Ce qui favorisera la collaboration et le partage rapide des informations. Bref, il participe à la création d’un environnement de travail plus transparent et plus ouvert grâce à l’intégration de différentes fonctionnalités.
Un PGI permet une optimisation des processus et un gain de productivité
Le principe d’un ERP est de couvrir tous les services clés de l’entreprise, de la production aux ventes, en passant par les stocks, les achats ou la comptabilité. L’ERP permet ainsi une meilleure communication et coordination entre ces services. Ce qui entraîne un meilleur suivi des commandes et des livraisons. Vous pouvez ainsi avoir une maîtrise de vos stocks. Par ailleurs, l’automatisation des tâches et la centralisation des données permettent à chaque service de travailler simultanément. Ce qui évite les pertes de temps et d’informations précieuses. En outre, la mise à jour de ces dernières va améliorer l’organisation au sein de votre entreprise et vous permet de rester réactif et de prendre de décision plus rapide.
Effectivement, en ayant des bons renseignements et des analyses plus pertinentes, vous serez amené à faire les bons choix. Ce regard complet sur votre entreprise va vous éclairer sur les décisions à prendre. Autrement dit, un progiciel de gestion va vous aider à faire les choses plus rapidement et avec plus de cohérence. Cette amélioration des tâches et des processus vous permet d’accroître l’efficacité de votre entreprise. En résumé, un logiciel ERP va augmenter votre productivité et garantir le succès de vos activités.
Faites le bon choix de votre ERP
Afin de choisir convenablement votre logiciel ERP, il est important de prendre en compte la nature de votre activité. L’objectif est de trouver un ERP qui puisse remplir rapidement et efficacement son travail. Etant donné que chaque entreprise a ses spécificités en matière de gestion, l’ERP choisi doit être celui qui s’adapte le plus à vos activités. Il est donc plus judicieux d’opter pour un logiciel ERP orienté sur votre domaine d’activité. En effet, cette solution permet une meilleure expertise et moins de développements spécifiques à prévoir. Tandis que les solutions généralistes peuvent impliquer plus d’adaptations et une difficulté lors des futures mises à jour. En outre, votre logiciel ERP devrait être parfaitement adapté à la taille de votre entreprise : TPE, PME/PMI, ETI, groupe industriel.
Par ailleurs, il est indispensable de faire un constat réel de la situation de votre structure. Effectivement, la connaissance des problématiques des différents services permet d’identifier les besoins réels de votre entreprise. Et bien sûr le facteur prix doit être tenu en compte. Ainsi que la facilité d’utilisation de votre logiciel ERP. En réalité, il est essentiel que les collaborateurs concernés soient prêts pour un tel changement. Certes, l’objectif d’un ERP est de faciliter les tâches, néanmoins, son adoption requiert du temps et une formation. Il est important que vous en teniez en compte lors de votre choix.