La technologie a transformé le secteur financier. Auparavant, les propriétaires d'entreprises devaient embaucher des comptables pour enregistrer et traiter les données financières manuellement. Cette façon de faire coûte plus de temps, d'argent et d'efforts. Cela entraîne également davantage d'erreurs humaines.
L'automatisation et la comptabilité numérique permettent aux propriétaires d'entreprises et à leurs comptables d'effectuer des tâches fonctionnelles plus rapidement et plus précisément, ainsi que d'interpréter et de communiquer les données plus efficacement. Ainsi, les propriétaires d'entreprise peuvent se concentrer sur leurs rôles stratégiques et traiter des questions complexes, comme la gestion de la trésorerie.
Qu'est-ce que la comptabilité numérique ?
Mais qu'est-ce que la comptabilité numérique exactement et pourquoi devriez-vous l'envisager ? Continuez à lire pour le découvrir.
La comptabilité numérique désigne la création, la représentation et le transfert d'informations financières dans un format électronique. Au lieu d'utiliser des documents papier, toutes les transactions comptables sont effectuées dans un environnement électronique.
Ce concept est né de la nécessité d'établir un système fiscal plus efficace. La comptabilité numérique est apparue en 2003 comme un projet du gouvernement fédéral visant à moderniser l'administration fiscale et douanière (PMATA). Puis sont apparus la facture électronique (NF-e) et le système de comptabilité numérique (Sped) en 2009. En 2015, le système de comptabilité numérique Impôts, sécurité sociale et obligations du travail a été introduit.
Pour dissiper un malentendu, la comptabilité numérique n'élimine pas le rôle d'un comptable ni ne rejette l'importance des routines comptables. Elle valorise et responsabilise les professionnels de la comptabilité en rendant leur travail plus efficace.
Maintenant que vous savez de quoi il s'agit, discutons de ses avantages :
Avantages de la comptabilité numérique
Accès à distance
Nous avons continué à évoluer vers un environnement de travail plus distant. L'un des principaux avantages d'un système de comptabilité numérique est qu'il vous permet d'accéder à distance aux données financières de votre entreprise.
Cela signifie que moins de professionnels sont présents au bureau. Ils n'auront pas besoin de transporter leur ordinateur portable pour accéder aux informations essentielles. Les comptables numériques proposent des solutions basées sur le cloud et les progiciels de comptabilité numérique vous permettent de vous connecter au système de n'importe où et à tout moment.
Cela est particulièrement utile pour la gestion des flux de trésorerie. Si la situation de votre trésorerie est instable, vous risquez la faillite. Cela dit, le flux de trésorerie est l'élément vital de votre entreprise.
Pour un flux de trésorerie efficace, la prise de décision joue un rôle crucial. Avec une solution comptable basée sur le cloud, vous pouvez analyser votre trésorerie à distance et prendre des décisions rapides concernant les paiements, les investissements, etc. En surveillant les flux de trésorerie en ligne, vous devriez développer une meilleure relation avec les finances de votre entreprise.
Vous devriez avoir un meilleur contrôle sur les entrées et sorties de votre système comptable à la fin du mois, de la semaine ou du jour ouvrable. L'analyse des projections financières devrait être claire et sûre, et vous pouvez être sûr que l'argent sera disponible lorsque les paiements seront dus.
L'accès en temps réel aux flux de trésorerie vous place dans une bien meilleure position pour décider de l'avenir financier de l'entreprise. Vous avez plus de chances de faire des prédictions précises et de prendre des décisions rationnelles à long terme.
Commodité et amélioration du rythme de la productivité
La facilité d'utilisation est un autre avantage des systèmes comptables numériques. Contrairement aux pratiques comptables manuelles, les logiciels de comptabilité sont très faciles à utiliser et offrent confort et commodité aux utilisateurs.
L'objectif de la comptabilité devrait être de tenir des registres commerciaux annuels, trimestriels ou mensuels et d'analyser les données pour prendre des décisions commerciales. Avec la comptabilité manuelle, un comptable peut passer des heures ou des jours à rassembler des informations sur l'année écoulée pour créer un tableau des flux de trésorerie et d'autres états financiers.
La comptabilité numérique offre le confort d'exécuter différents tests financiers automatisés sur des données facilement accessibles et permet au comptable d'établir les états financiers en quelques minutes. Les professionnels gagnent beaucoup de temps en compilant et en présentant des rapports et des chiffres pour accélérer les transactions en ligne.
L'efficacité et la productivité s'en trouvent accrues. En automatisant de nombreuses fonctions comptables grâce à la comptabilité numérique, vous pouvez consacrer du personnel à d'autres fonctions essentielles telles que le développement commercial ou les ventes. Cela signifie que vous pouvez potentiellement générer plus de revenus avec la même quantité de ressources.
Sécurité et souplesse
Si les documents comptables sur papier ne sont pas totalement sûrs (ils peuvent être volés ou détruits par un incendie, un destructeur de papier fellowes ou une catastrophe naturelle), la sécurité des données devient une préoccupation plus pressante si vous passez à la comptabilité numérique.
Le problème du stockage et de la gestion des données en interne est que, à moins d'avoir mis en place de solides mesures de récupération des données, vous pouvez perdre vos données en cas de panne ou de défaillance du système. Imaginez que vous perdiez en un clin d'œil des données comptables obtenues après des années de dur labeur.
Les solutions de comptabilité dans le cloud constituent une solution efficace. Ces solutions sont dotées d'un stockage en cloud soutenu par plusieurs centres de données pour la sauvegarde des données. Beaucoup s'appuient sur la technologie SSL pour le cryptage des données, comme celles utilisées pour sécuriser les informations financières dans les banques. Avec une solution de comptabilité numérique, vous devriez être en mesure de récupérer ou de sauvegarder vos données même si les choses tournent mal.
Facturation et suivi des paiements faciles
Si vous ne vous occupez pas de la facturation et du suivi des paiements, il n'y a aucun moyen de minimiser les retards de paiement de vos clients. Trop de distractions peuvent vous empêcher d'assurer le suivi de vos débiteurs. Cela peut avoir un impact négatif sur votre trésorerie. Un système de comptabilité numérique est peut-être la meilleure solution à ce problème. Il automatise le processus d'envoi des factures et des demandes de paiement.
Une meilleure intégration et synchronisation
L'un des plus grands défis associés aux systèmes comptables manuels est la faible compatibilité avec les autres outils utilisés dans votre entreprise. Les meilleures solutions de comptabilité numérique s'intègrent simplement aux autres outils de l'entreprise, tels que le système de point de vente, la paie, le traitement des commandes sur le site Web, etc.
Le coût de ces intégrations est souvent nul ou négligeable. Ces applications comprennent des écosystèmes de centaines d'applications commerciales qui permettent de partager librement les données.
En plus de cela, les services d'intégration tels que OneSaas, IFTTT et Zapier peuvent étendre le nombre de programmes avec lesquels votre programme de comptabilité peut se connecter pour un certain coût. Il vous faut donc un expert comptable pennylane.
Lorsque vous intégrez un programme de comptabilité numérique à une autre application commerciale en ligne, les deux peuvent se mettre à jour mutuellement en temps réel, quotidiennement ou à la demande en synchronisant automatiquement les données. Il s'agit d'un remplacement utile de la routine d'exportation et d'importation fastidieuse utilisée pour transmettre manuellement les données d'une plateforme à l'autre.
Cela explique pourquoi les processus comptables manuels prennent du retard et conduisent à des versions incomplètes des données dans différents programmes. La plus simple des erreurs, comme une adresse postale incorrecte, peut entraîner le mécontentement des clients et la perte de ventes.
La synchronisation automatique des données avec les solutions de comptabilité numérique signifie que vous pouvez mettre à jour une adresse ou un courriel à un endroit et qu'il sera automatiquement mis à jour dans d'autres programmes.
À mesure que votre entreprise se développe, ces intégrations deviendront de plus en plus importantes. Tous les logiciels de comptabilité n'offrent pas des intégrations flexibles et une synchronisation bidirectionnelle des données. Certains ne font que tirer ou pousser des données, tandis que d'autres font les deux. Examinez ces caractéristiques lorsque vous choisissez une application comptable.
Facilite la préparation des impôts
Les pratiques comptables manuelles rendent difficile la collecte des documents fiscaux et la préparation des déclarations à venir. Elles entraînent également un mauvais suivi financier et rendent difficile la mise en réserve de fonds pour le paiement des impôts. Ne pas se préparer à la déclaration d'impôts à l'approche de la date limite présente de sérieux risques.
Bien que vous ne puissiez pas éviter les impôts, les systèmes de comptabilité numérique simplifient le processus de préparation et de déclaration pour vous. La comptabilité numérique vous aide non seulement à organiser et à séparer les fonds pour le paiement des impôts de manière proactive, mais elle simplifie également les calculs d'impôts. Cela devrait vous dispenser du stress angoissant lié à la fiscalité.
Le mauvais suivi financier inhérent à la comptabilité manuelle peut vous faire passer à côté d'amortissements ou de déductions fiscales pour votre entreprise. Pour éviter de négliger des paiements que vous pouvez utiliser pour des déductions fiscales, envisagez de passer à un système de comptabilité numérique.
Rapprochement bancaire facilité
Vos enregistrements manuels peuvent être efficaces pour les transactions quotidiennes, mais les chiffres doivent aussi rester cohérents avec ceux du relevé bancaire. Les solutions comptables numériques sont dotées d'outils de rapprochement utiles qui simplifient le repérage des erreurs de transaction et de traitement et permettent de détecter les vols et les fraudes.
Fonctions spécialisées
L'industrie technologique semble vouloir créer une application pour chaque fonction commerciale. Des centaines d'applications de niche ont été développées pour répondre aux besoins de différents secteurs, de l'agriculture à la vente au détail en passant par l'architecture. En fonction de la complexité de votre activité, vous trouverez peut-être une solution de comptabilité numérique qui vous conviendra mieux que les autres.
La vente au détail en ligne, par exemple, implique une gestion trépidante des stocks. Vous voudrez peut-être choisir une plateforme comptable dotée d'un système de gestion des stocks efficace. Dans d'autres cas, votre programme de comptabilité peut se connecter à d'autres applications spécialisées.
Des conseils en temps réel
De plus en plus d'experts comptables sont disponibles pour les services fiscaux et pour fournir des conseils en temps réel aux entrepreneurs.
Avec un système de comptabilité numérique, vos données restent à jour. Vous êtes donc en mesure de demander des conseils financiers. En utilisant des données en temps réel, un expert financier peut analyser les chiffres et offrir des conseils en temps réel sur la manière la plus simple et la plus rapide de les améliorer.
Un système simplifié
Comme nous l'avons vu précédemment, l'un des inconvénients de la gestion de la fiscalité est qu'il est difficile de stocker les informations en un seul endroit. Dans un système comptable manuel, vous devrez stocker les informations à différents endroits. L'enregistrement des informations et la gestion de vos livres ne constituent pas forcément un défi. Rassembler les informations et les utiliser de manière correcte pour créer un rapport complet l'est.
Bien que le système comptable manuel soit bien organisé, il est difficile d'organiser les données et de s'assurer que tout se met correctement en place. Équilibrer les informations de la balance de vérification peut sembler une tâche relativement facile sur le papier. Cependant, en réalité, cela demande beaucoup de travail.
Les systèmes comptables numériques stockent également les informations dans un espace spécifique, donnant aux propriétaires un accès en temps réel aux détails et informations essentiels. Les données essentielles sont accessibles en quelques clics dans les systèmes comptables numériques. Des flux de trésorerie aux bilans, tout sera accessible.
Accessibilité aux informations financières importantes
Dans une entreprise, l'interdépendance est la clé. Les départements sont liés les uns aux autres, chaque département aidant l'autre. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles certaines petites entreprises sont plus performantes que d'autres. Une entreprise dans laquelle toutes les factions et tous les départements sont liés dans un cadre solide ne peut que surpasser les autres entreprises concurrentes.
Cette interdépendance signifie que tous les départements doivent avoir accès aux informations essentielles de l'entreprise. Lorsque le besoin de mises à jour financières provient d'un département spécifique ou d'une faction de l'entreprise, il est impératif que les données soient facilement accessibles. Dans le cadre d'une comptabilité manuelle, il peut être difficile de présenter les informations requises en fonction des besoins du département.
Le service de la chaîne d'approvisionnement doit fournir des informations relatives à la rotation des marchandises et des données afin de pouvoir traiter les bons de commande et libérer le capital d'exploitation plus rapidement. Ceci est particulièrement important pour la comptabilité des entreprises de commerce électronique.
Le calcul de ces formules et les chiffres qu'une entreprise génère à partir de ces formules aident les entrepreneurs à élaborer leur politique commerciale. Avec des chiffres facilement accessibles, l'équipe et le service peuvent prendre des décisions rapides. Pour une petite entreprise, le moment où les décisions sont prises et leur délai d'exécution sont cruciaux. Plus une entreprise met de temps à prendre une décision, plus cela indique son incapacité à s'adapter et à réagir aux changements de l'environnement financier.
Avec un système comptable sur papier, le délai de traitement des informations et de prise de décision augmente considérablement. En cas d'instabilité du marché, cela peut coûter une fortune à une entreprise. En outre, une personne devra consacrer du temps supplémentaire à l'accumulation des données requises et au traitement de la paperasse ; cela peut être ennuyeux et chronophage pour un comptable.
Facilité d'utilisation et amélioration de la vitesse et de la productivité
Ce facteur découle du précédent, qui revendique l'accessibilité d'un individu en cas de données facilement disponibles. La facilité d'utilisation est l'un des principaux objectifs de la technologie. Les logiciels de comptabilité sont faciles à utiliser par rapport aux méthodes manuelles.
Le but premier de l'enregistrement de toutes les données comptables est de :
1) conserver un enregistrement de toutes les transactions sur une base mensuelle ou annuelle et
2) d'analyser les données et les chiffres accumulés pour prendre des décisions commerciales.
Il faut parfois plus d'une heure à une personne pour créer un flux de trésorerie et rassembler des informations. La comptabilité numérique vous offre le confort d'exécuter toutes sortes de tests financiers sur les données facilement disponibles. Un gestionnaire peut être en mesure de créer le flux de trésorerie de l'entreprise en quelques minutes.
En plus de la facilité d'utilisation, une entreprise profite également d'une efficacité et d'une productivité accrues grâce à la comptabilité numérique. Une entreprise qui utilise la comptabilité numérique aura plus de personnel disponible pour se concentrer sur d'autres aspects de l'entreprise.
Un directeur financier ou son assistant peut désormais compiler les mêmes rapports et présenter les mêmes chiffres en beaucoup moins de temps. La comptabilité numérique permet de gagner du temps dans le traitement des transactions en ligne, car elle permet au service comptable de préparer des rapports et de compiler des faits et des chiffres en quelques minutes.
En plus d'améliorer l'efficacité et la productivité, la comptabilité numérique peut également contribuer à réduire le coût de l'entreprise puisqu'elle automatise des tâches auparavant manuelles.
Rentabilité
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises et les sociétés recherchent l'automatisation et les opérations numériques est qu'elles permettent de réaliser des économies en minimisant le coût des services.
L'utilisation de données numériques est plus rentable que d'autres formes d'enregistrement des données. Elle fonctionne plus rapidement et fait gagner du temps aux entreprises, qui peuvent ainsi se concentrer sur d'autres aspects de leur activité.
Engager un professionnel pour enregistrer des données en interne, quel que soit son niveau de formation, coûtera plus cher à votre entreprise qu'une solution de comptabilité numérique.
Un service de comptabilité numérique peut ne facturer que le coût de l'installation. Si vous ne savez pas comment utiliser le logiciel, vous pouvez engager une personne possédant l'expertise requise.
Fiabilité et évolutivité
La caractéristique la plus recherchée des logiciels et des machines est qu'ils ne commettent pas d'erreurs. L'exactitude des résultats rend les logiciels et services automatisés beaucoup plus fiables que les pratiques comptables traditionnelles.
Lorsque nous compilons des données, l'erreur humaine est pratiquement inévitable. Même si les humains peuvent produire des données précises, la compilation de ces données prend beaucoup plus de temps qu'une machine. L'accumulation et l'analyse de données précises et rapides sont importantes car votre entreprise doit s'appuyer sur des données précises pour prendre des décisions cruciales.
Outre la précision, les systèmes comptables numériques sont populaires parmi les entrepreneurs en raison de leur évolutivité. Pour une startup, la gestion manuelle des comptes est acceptable au début. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, votre système de comptabilité nécessitera de nombreuses mises à niveau pour supporter l'augmentation de l'échelle des opérations.
L'embauche d'un trop grand nombre de professionnels pour gérer les besoins comptables accrus peut s'avérer coûteuse. Un système de comptabilité numérique est un moyen peu coûteux d'étendre vos pratiques comptables pendant la phase de croissance. Lorsque vous disposez d'un logiciel de comptabilité fiable, il vous suffit d'une simple mise à niveau du logiciel pour répondre aux besoins croissants de votre entreprise.
Faciliter la normalisation
Les experts en comptabilité doivent être conscients du défi que représente l'enregistrement des données. Étant donné la variété des normes présentes, il est facile de comprendre pourquoi il est difficile pour les comptables manuels d'enregistrer les données.
Toutefois, avec la comptabilité numérique, les applications logicielles sont normalisées par rapport à un système comptable. Cela facilite leur utilisation puisque l'utilisateur connaît la technique comptable suivie par le logiciel.
De plus, la plupart des comptables vous diront qu'ils méprisent les procédures monotones qu'exige la comptabilité manuelle. Les comptables manuels doivent effectuer la même routine encore et encore, ce qui peut anéantir toute initiative.
La fastidiosité du travail et leur manque d'intérêt sont souvent à l'origine d'erreurs. Nous avons déjà souligné comment une simple erreur comptable peut entraîner de graves conséquences pour l'entreprise.
Dernier mot
Si certains comptables peuvent facturer à la minute, d'autres demandent un forfait pour des consultations et des appels téléphoniques trimestriels ou mensuels afin de vous conseiller dans la croissance de votre entreprise.
La comptabilité numérique devient rapidement la norme dans le secteur. Avec l'introduction de logiciels de comptabilité avancés, de plus en plus d'entreprises cherchent aujourd'hui à les mettre en œuvre dans leur infrastructure.
Cependant, de nombreuses petites entreprises suivent la voie plus traditionnelle consistant à engager des comptables spécialisés pour leurs écritures quotidiennes. Vous ne pouvez pas leur reprocher de soutenir les procédures comptables manuelles ; un système en place depuis plus de 900 ans suscitera plus de confiance que celui qui vient d'apparaître.
En résumé, si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez remplacer vos procédures comptables manuelles par une comptabilité numérique. Maintenant que vous connaissez la réponse à la question "Qu'est-ce que la comptabilité numérique ?", il est temps de trouver la solution comptable qui convient le mieux à votre entreprise. Gardez les aspects ci-dessus à l'esprit lorsque vous choisissez une solution de comptabilité numérique.
Que vous soyez un détaillant en ligne ou tout autre entrepreneur, Fully Accountable peut vous aider à trouver la bonne solution comptable. Pour plus d'informations sur la comptabilité numérique, programmez votre appel stratégique dès aujourd'hui, ou répondez à quelques questions rapides et obtenez dès maintenant une proposition personnalisée pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise de commerce électronique.